Gestionale per Ottica: Software per Ottici e Costi 2026

La busta è ferma in laboratorio da nove giorni e te ne accorgi perché il cliente entra e te lo chiede. L'ordine della lente è partito con l'asse sbagliato e la rilavorazione la paghi tu. Ci sono quattromila euro di montature immobilizzate in un cassetto che nessuno apre da due anni. E a gennaio, quando arriva il momento del Sistema Tessera Sanitaria, qualcuno passa tre serate a sistemare a mano quello che il software per ottici avrebbe dovuto registrare al banco, ogni giorno, per dodici mesi. Nessuno di questi è nato come un problema di software. Ma sono tutti problemi che un software vede prima di te — e nessuno di questi te l'ha detto il tuo.

In questa guida ci sono otto domande da fare al commerciale prima della demo. Le abbiamo scritte mentre costruivamo il nostro di gestionale, e le conosciamo perché su quasi tutte, all'inizio, la risposta giusta non ce l'avevamo. Sono fatte in modo che non si possano recitare: o il software fa quella cosa, o si vede in tre secondi che non la fa. La tesi di questa guida è che su queste otto cose la maggior parte dei gestionali per ottica risponde male, e quasi sempre allo stesso modo — e alla fine ti dico dove ci mettiamo noi, comprese le due dove perdiamo.

Queste otto domande le conosciamo bene per un motivo preciso: il gestionale per ottica lo facciamo anche noi. Si chiama RiVedi, e ognuna di queste domande è una cosa che abbiamo dovuto risolvere davvero — su parecchie, all'inizio, la risposta giusta non ce l'avevamo. Sei sul nostro sito, quindi sai già per chi tifiamo. Ma è esattamente il motivo per cui questa lista è fatta di cose che in demo si verificano in venti minuti: alla nostra come a chiunque altro.

Nota. Questo articolo ha scopo informativo e una tesi dichiarata: che il nostro gestionale risponda meglio di altri a otto domande precise. Le indicazioni su Sistema Tessera Sanitaria, fatturazione e privacy riflettono il quadro normativo a luglio 2026, ma non sostituiscono il tuo commercialista o il tuo DPO. Quello che descriviamo sono comportamenti ricorrenti del mercato, letti a luglio 2026 sui siti dei prodotti in commercio in Italia, non l'accusa a un prodotto in particolare.

Le 8 domande da fare al commerciale prima della demo

Portati queste otto domande alla prossima demo — a noi inclusi. Sono costruite in modo che la risposta giusta sia difficile da recitare: o il software fa quella cosa, o si vede subito che non la fa.

#	La domanda	Risposta accettabile	🚩 Bandiera rossa
1	Il vostro Sistema TS trasmette da solo o mi generate un file da caricare a mano sul portale?	«Trasmette dal gestionale e ti restituisce il numero di protocollo»	«Ti generiamo il file XML» (= lo carichi tu)
2	Dove decido se una spesa è AD o AA: al banco o a gennaio?	«Al banco, sulla riga di vendita»	«Lo sistemi dopo, in fase di invio»
3	I dati di refrazione sono cifrati a livello di campo o è cifrato il disco?	«Campo per campo, con chiave dedicata»	«Il server è sicuro» (non è la stessa domanda)
4	La lente la gestite a matrice o come articolo di magazzino?	«A matrice: sfera, cilindro, asse, indice, trattamento»	«La inserisci come prodotto»
5	Chi vede la cartella clinica? Posso impedirlo a un commesso?	«Permessi per ruolo, e ogni accesso resta a log»	«Entrano tutti, tanto siamo in tre»
6	I messaggi WhatsApp partono da un numero aziendale registrato o dal telefono della commessa?	«Numero registrato con template approvati»	«Usiamo WhatsApp Web»
7	Se tra tre anni me ne vado, cosa mi porto via e in che formato?	«Tutto lo storico, in formato aperto»	«Ti esportiamo i PDF»
8	Quanto costa, tutto compreso, il mio caso: due postazioni e un negozio?	Un numero	«Dipende» ripetuto tre volte

Le prossime sezioni spiegano perché ognuna di queste domande separa i software che lavorano per te da quelli per cui lavori tu.

«Certificato Sistema TS» non significa niente finché non chiedi come

Praticamente ogni gestionale per ottica scrive di essere integrato con il Sistema Tessera Sanitaria. È vero quasi sempre — e quasi sempre non ti dice quello che ti serve sapere, perché sotto la stessa parola ci sono due mestieri diversi.

Trasmissione diretta: il gestionale parla con il Sistema TS e ti riporta indietro il numero di protocollo che attesta la ricezione. Se una spesa viene scartata, lo sai subito e la correggi.

Export di file: il gestionale ti prepara un XML. Poi il portale ci vai tu, il file lo carichi tu, gli scarti li leggi tu. È una funzione legittima e per un negozio piccolo può bastare — ma è una parola diversa da "integrato", e vale la pena saperlo prima e non a gennaio.

La differenza è verificabile prima di comprare, e senza chiedere niente a nessuno: sta scritta sui siti. C'è chi documenta la trasmissione sincrona e il numero di protocollo che il Sistema TS restituisce a conferma; e c'è chi scrive «XML conforme + export»: è una parola diversa, e significa che sul portale ci vai tu. Sono entrambe risposte oneste. Sono due prodotti diversi — e la differenza la leggi prima di firmare, non a gennaio.

E poi c'è la parte che nessuna brochure ti dice: la classificazione AD/AA e la tracciabilità non sono un problema di gennaio, sono un problema del banco. Se il tipo di spesa lo decidi al momento della vendita, a gennaio non c'è niente da decidere. Se lo decidi a gennaio, stai ricostruendo a memoria dodici mesi di scontrini — e nessun software, per quanto certificato, può restituirti un dato che non è mai stato registrato. Ogni metodo che "sistema tutto a fine anno" sta lavorando su dati già persi.

Terza domanda, la più scomoda: chi paga se lo scarto arriva? La risposta onesta di chiunque, noi inclusi, è "tu". Ma un software che ti fa vedere lo scarto il giorno stesso e uno che te lo fa scoprire a marzo non ti costano la stessa cifra, anche se il canone è identico.

Noi. RiVedi trasmette dal gestionale e ti restituisce il numero di protocollo: se non torna, la spesa non è partita e lo vedi subito, non a gennaio. La classificazione AD/AA si decide al banco, sulla riga di vendita, mentre hai il cliente davanti e sai cosa gli stai vendendo — non a gennaio, quando devi ricostruire a memoria dodici mesi. È la differenza fra un software che registra ciò che è successo e uno che te lo fa sistemare dopo.

Refrazione e cartella clinica: l'articolo 9 non si risolve con una spunta «privacy»

Qui c'è l'equivoco che ci costa più caro come categoria. Una refrazione, un'anamnesi, un referto allegato non sono "dati dei clienti": sono categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del GDPR — la stessa categoria dei dati di un ospedale. Un centro ottico è retail e presidio sanitario nello stesso metro quadro, e il software deve saperlo.

La domanda che separa le risposte serie dal marketing è una sola: i dati di refrazione sono cifrati a livello di campo, o è cifrato il disco?

Non è pignoleria. "Il disco è cifrato" significa che se qualcuno ti porta via il PC dal retro non legge niente: è protezione vera, e in un negozio su strada non è nemmeno un'ipotesi teorica. Ma copre un solo scenario, quello del computer che sparisce. Cifrare a livello di campo significa che i dati clinici restano illeggibili anche a chi ha accesso al database: un backup finito nel posto sbagliato, un fornitore che fa manutenzione, un attacco che arriva dall'applicazione. Sono due minacce diverse, e la seconda è quella che succede.

Da chiedere insieme, perché sono la stessa domanda vista da tre lati:

• Chi legge cosa. Un commesso deve poter vedere la busta senza vedere l'anamnesi. Se il software non distingue i ruoli, la tua policy privacy descrive un mondo che non esiste.
• Chi ha guardato. In caso di contestazione devi poter dire chi ha aperto quella cartella e quando. Se il log non c'è, la risposta è "non lo so".
• Dove stanno i dati. Chiedi il Paese, non il continente. È la prima domanda del tuo DPO e l'unica a cui il commerciale spesso non sa rispondere — il che, di per sé, è un'informazione.

Se ti stai chiedendo quanto sia teorica questa roba: è la stessa materia che tratta ogni studio medico, e l'abbiamo affrontata anche nella guida al gestionale per studio dentistico. La differenza è che il dentista lo sa di essere un presidio sanitario. L'ottico spesso si considera un negozio.

Noi. In RiVedi i dati dell'articolo 9 sono cifrati campo per campo, con chiave dedicata — non "il disco è cifrato", che è la risposta a una domanda diversa. I permessi sono per ruolo, quindi al commesso la cartella clinica puoi chiuderla, e ogni accesso resta a log: se un domani devi dimostrare chi ha aperto cosa, il dato c'è. È la parte su cui abbiamo speso più tempo ed è quella che in demo si vede meno: chiedila comunque, a noi e a chiunque.

Lenti a matrice, ordini laboratorio, buste lavoro: dove i gestionali generalisti si rompono

C'è una domanda che chiude in trenta secondi qualunque valutazione: la lente la gestite a matrice o come articolo di magazzino?

Un gestionale generalista — quelli bravissimi per un negozio di abbigliamento — ragiona per SKU: un codice, un prezzo, una giacenza. Ma una lente oftalmica non è un codice. È una matrice: sfera × cilindro × asse × indice × trattamento. Le combinazioni sono decine di migliaia e il pezzo, quasi sempre, non ce l'hai in negozio: lo ordini quando lo vendi. Se il software non ha il concetto di matrice, il tuo listino lenti diventa un file Excel a parte — e da quel momento il gestionale ha smesso di gestire il pezzo che fa il margine.

Stessa storia per la busta lavoro. Un ordine, per un software generalista, ha due stati: aperto e chiuso. Una busta ne ha molti di più — preventivo, acconto, ordinata al laboratorio, arrivata, montata, pronta, consegnata, saldata — e ognuno è un momento in cui qualcosa si inceppa e un cliente chiama. Se il software non modella quegli stati, li modelli tu: su un quaderno, con i post-it sul monitor, o chiedendo in laboratorio.

Ecco perché la scelta vera non è quasi mai "gestionale A contro gestionale B", ma verticale contro generalista. Ed ecco perché un ottico che cerca "gestionale per negozio" trova soluzioni ottime — pensate per chi vende scarpe. È lo stesso bivio che abbiamo raccontato per altri mestieri in come scegliere un software gestionale per la tua PMI: cambia il settore, non la trappola.

Noi. In RiVedi la lente è una matrice — sfera, cilindro, asse, indice, trattamento — non un articolo di magazzino con un codice. È una decisione presa il primo giorno e non è cosmetica: da lì dipendono l'ordine al laboratorio, la busta lavoro con i suoi stati reali e il magazzino che ti dice cosa hai davvero. Un software che modella la lente come uno SKU non lo "aggiusti" con un campo in più: te lo porti dietro per anni, su un quaderno.

Cloud o installato in negozio: la domanda vera è chi risponde sabato alle 19

La contrapposizione cloud/on-premise viene venduta come una scelta tecnica. Non lo è. Sono due domande pratiche travestite.

Prima: dove sono i tuoi dati se il PC del retro prende fuoco? Se il gestionale è installato su una macchina in negozio, la risposta dipende interamente dal backup — cioè da una cosa che hai configurato anni fa e che non hai mai provato a ripristinare. Il valore del cloud non è la modernità: è che quella domanda non te la fai.

Il rovescio, che chi vende cloud non ti dice mai — e noi vendiamo cloud, quindi qui stiamo dalla parte scomoda. Se salta la linea, un gestionale installato in negozio continua a vendere e il cloud no, e un sabato pomeriggio offline in ottica sono soldi veri. Una licenza perpetua la paghi una volta, un canone no: su otto anni il conto lo vince quasi sempre l'installato. E c'è un terzo argomento che gioca contro di noi proprio sul tema del capitolo precedente: con il server in negozio i dati dell'articolo 9 non escono mai dalle tue quattro mura, e non devi fidarti del data center di nessuno. Se questi tre punti pesano più del backup, l'installato è la risposta giusta — e quattro degli otto prodotti qui sotto sono installati.

Seconda: chi risponde sabato alle 19? Questa la sottovalutano tutti, ed è quella che ti rovina l'anno. Un negozio di ottica lavora quando gli uffici sono chiusi. Prima di firmare, guarda gli orari reali dell'assistenza — non lo slogan, la pagina degli orari — e chiedi cosa succede fuori orario. Nessun vendor italiano che abbiamo verificato, noi compresi, ha un'assistenza 24/7. Meglio saperlo prima.

Sul multi-negozio una nota controcorrente: se hai un solo punto vendita, la funzione multi-negozio non ti serve e spesso te la stanno facendo pagare. Diventa dirimente al secondo negozio, quando le domande diventano "il magazzino è unico o separato?" e "il cliente che ha comprato a Vicenza può ritirare a Padova?". Prima, è una voce di listino.

Noi, e qui perdiamo una. RiVedi è cloud: aggiornamenti e backup non sono un tuo problema, e da casa entri. Ma il tecnico sotto casa non ce l'abbiamo, e se per te la cosa che conta è che qualcuno arrivi in negozio sabato alle 19, non siamo la scelta giusta. Non c'è una risposta furba a questa obiezione: c'è solo dirtelo adesso invece che dopo la firma.

WhatsApp: quello vero o un numero personale con WhatsApp Web aperto?

Nel 2026 il canale con cui un ottico parla ai clienti è WhatsApp. Il punto è che "il gestionale manda i WhatsApp" può voler dire due cose molto diverse.

C'è il WhatsApp vero: un numero aziendale registrato presso Meta, con i template approvati, che manda "la tua busta è pronta" o il richiamo visita a nome del negozio. E c'è il telefono della commessa con WhatsApp Web aperto, che è quello che succede nella maggior parte dei negozi. Funziona, per carità. Ma i messaggi partono da un numero personale, se ne va lei se ne va la conversazione, e non c'è traccia di chi ha acconsentito a cosa.

Che porta all'ultima domanda, quella che quasi nessuno fa: i consensi sono per canale o è un flag unico? Un cliente può volere il promemoria dell'appuntamento e non volere la promo di Natale. Se il software ha una casella sola "acconsente al marketing", tu quella distinzione non puoi rispettarla nemmeno volendo — e il consenso, per il GDPR, è specifico.

Noi. RiVedi manda da un numero aziendale registrato con template approvati: i messaggi arrivano, restano al negozio quando la commessa cambia lavoro, e non finisci a fare marketing dal telefono personale di qualcuno. I consensi sono per canale: chi vuole il promemoria della visita ma non la promozione può averlo, e non è un dettaglio di galateo — è la differenza fra un richiamo che funziona e una segnalazione.

Quanto costa davvero, e perché quasi nessuno te lo dice

Il dato più utile di tutta la ricerca non è un prezzo: è che quasi nessun gestionale verticale per ottica pubblica il prezzo. Non è un'impressione, abbiamo aperto uno per uno i siti dei prodotti in commercio in Italia. Qualche listino esiste, ma il grosso del mercato — inclusi quelli con più negozi installati — ti chiede di parlare con un commerciale prima di dirti quanto costa.

Nemmeno noi lo pubblichiamo, e non te la giro come una virtù. L'unica cosa che posso prometterti è come ci comportiamo quando lo chiedi: in demo il numero per il tuo caso te lo diamo, quel giorno, tutto compreso — postazioni, migrazione, formazione. Non «dipende» ripetuto tre volte, non un preventivo che arriva dopo due settimane e tre riunioni. È la domanda 8, e se te la giriamo hai il diritto di chiudere la chiamata.

Tre avvertenze su qualsiasi cifra ti venga mostrata, che valgono più della cifra.

Primo: il canone non include quello che pagherai davvero. Migrazione dello storico, formazione, moduli aggiuntivi, postazioni extra. Il canone è la parte del costo che è facile scoprire, ed è per questo che è l'unica che ti fanno vedere.

Secondo: i prezzi pubblici non premiano i prodotti migliori, premiano quelli più semplici da vendere. Chi pubblica una cifra bassa può farlo perché il prodotto è quello che è; chi non pubblica niente vende a un prezzo che dipende dal tuo caso. Leggere il prezzo come una classifica di qualità è l'errore più facile che puoi fare.

Terzo: nessuno può dirti onestamente chi è il più diffuso. In questo mercato i numeri di installato li dichiara il vendor, non una rilevazione indipendente. Chiunque ti dia una classifica te la sta stimando — noi compresi.

La conseguenza pratica è che il preventivo non si legge sul numero grosso in fondo. Si legge con le otto domande qui sopra: fatti mettere per iscritto cosa succede alla migrazione, alle postazioni e ai moduli, e poi confronta i totali a tre anni, non i canoni.

Quando NON devi cambiare gestionale

Questa sezione è contro i nostri interessi ed è la più utile della guida. Nella maggior parte dei casi che vediamo, la risposta giusta è restare.

Se sei in franchising, non stai scegliendo. Il gestionale te lo indica l'insegna, ed è coerente che sia così: i listini, le promozioni e la reportistica sono i suoi. Il momento della scelta arriverà semmai quando esci.

Se il tuo commercialista e il tuo laboratorio lavorano sul tuo gestionale da vent'anni, il costo del cambio non è il canone. È la settimana in cui non trovi le cose, sono gli errori dei primi due mesi, è il laboratorio che riceve gli ordini in un formato nuovo. Se oggi funziona, cambiare costa quasi sempre più di quello che risolve.

Se il tuo problema è una persona, il software nuovo non lo risolve. È il caso più frequente e il più frainteso. "Il gestionale fa schifo" molte volte significa "chi mi dà assistenza non risponde" o "chi doveva inserire i dati non li ha inseriti". Sono problemi veri e vanno risolti — cambiando fornitore, o cambiando come lavorate. Ma se il dato non lo inserisce nessuno, il software nuovo avrà semplicemente campi vuoti più moderni.

Se sotto una certa soglia di buste il conto non torna, non torna. Fai il calcolo prima: quante ore al mese ti costa oggi il problema, quanto costa il cambio tutto compreso, in quanti mesi rientri. Se il numero è più grande di ventiquattro, stai comprando una sensazione.

Il momento in cui cambiare ha senso è uno e si riconosce: quando il software ti impedisce di fare una cosa che vuoi fare. Aprire il secondo negozio. Smettere di fare i richiami a mano. Dormire la notte sui dati clinici. Non "il software è vecchio": il software mi sta bloccando.

Migrazione: la clausola che decide se sei cliente o prigioniero

Se decidi di cambiare, c'è una domanda che vale tutte le altre messe insieme, e va fatta prima di firmare, quando hai ancora potere contrattuale: se tra tre anni me ne vado, cosa mi porto via e in che formato?

Cosa deve uscire: anagrafiche con lo storico acquisti, refrazioni e cartelle cliniche, buste chiuse, scadenzario, listini. In formato aperto — CSV, XML, un accesso al database. Se la risposta è "ti esportiamo i PDF", la traduzione è: i tuoi dati diventano immagini di dati. Puoi guardarli, non puoi riusarli. Vale anche per noi: se un giorno lasci RiVedi, quello che ti porti via deve essere leggibile da chi arriva dopo.

E la parte pratica: chi paga la migrazione dei dati dal vecchio gestionale, e in quanti giorni? È la voce più sottovalutata del preventivo, spesso vale più del primo anno di canone, e quasi mai è nel prezzo che ti hanno mostrato.

C'è poi la domanda gemella, che viene prima di tutte le altre e che questa guida non faceva finché un ottico non ce l'ha fatta notare: da cosa sapete importare, e chi l'ha già fatto? Se sei sullo stesso gestionale da undici anni, il tuo problema non è cosa ti porti via tra tre anni: è cosa entra adesso. Le anagrafiche con lo storico? Le refrazioni? Le buste chiuse? La risposta accettabile è «dal tuo gestionale attuale abbiamo già migrato N negozi, ti dico riga per riga cosa entra e cosa no». La bandiera rossa è «ci mandi i dati e vediamo».

Vale anche per noi, e la nostra risposta oggi è: dai gestionali storici più diffusi non abbiamo ancora migrato nessuno. Se sei su uno di quelli — e statisticamente lo sei — questo è un rischio che ti stai prendendo tu, e devi saperlo prima e non dopo.

Dove RiVedi perde, detto da noi

Fin qui hai letto otto volte cosa facciamo. Questa è la parte che nessun commerciale ti legge, ed è quella che ti serve davvero: dove non siamo la scelta giusta. Parlo in prima persona, perché è la parte in cui ho un interesse — e proprio per questo la scrivo io e non la lascio scoprire a te dopo la firma.

RiVedi è nato da queste otto domande, e le risposte le hai già lette una per una nelle sezioni qui sopra: protocollo dal gestionale, classificazione al banco, articolo 9 campo per campo, lente a matrice, WhatsApp con numero registrato. Non le ripeto: applicaci le otto domande come le applicheresti a chiunque altro.

Ora la parte che conta di più.

Non abbiamo vent'anni di base installata. I gestionali storici di questo mercato hanno migliaia di centri ottici alle spalle; noi no, ed è la cosa più onesta che posso scriverti. Se stai scegliendo sulla prova che il software ha retto per decenni in migliaia di negozi come il tuo, quella prova ce l'hanno loro e non ce l'abbiamo noi.

Non abbiamo il tecnico a Ragusa. Se per te la cosa che conta è che qualcuno arrivi in negozio, non siamo la scelta giusta, e non c'è una risposta furba a questa obiezione.

Non facciamo buste paga, non facciamo contabilità completa. Facciamo il negozio di ottica: il resto resta al tuo commercialista.

E siamo un prodotto giovane. Lo dico qui, non in fondo alla pagina.

Quello che possiamo dire è come l'abbiamo costruito: siamo una software house di Bolzano, il prodotto è nato con ottici veri che ci hanno detto dove il flusso si rompe, e le cose difficili — cifratura dei dati clinici, invio certificato, lenti a matrice — le abbiamo fatte prima delle cose che si fotografano bene.

In sintesi: le 8 domande, e cosa farne

Prendi le otto domande e portale a tre fornitori. Noi siamo uno dei tre, e ti abbiamo appena scritto noi stessi dove perdiamo: se dopo averle fatte resti dove sei, avrai comunque fatto l'affare migliore della giornata — saprai perché ci resti. Quello che non puoi permetterti è firmare senza averle fatte a nessuno.

1. Il Sistema TS trasmette o esporta?
2. AD/AA si decide al banco o a gennaio?
3. I dati clinici sono cifrati per campo o il disco?
4. La lente è una matrice o un articolo?
5. I permessi per ruolo esistono? E il log degli accessi?
6. WhatsApp: numero registrato o telefono della commessa?
7. In uscita: formato aperto o PDF?
8. Quanto costa il mio caso, tutto compreso?

Chi risponde con un numero e un "sì, guarda, te lo mostro" ti sta dicendo la verità. Chi risponde "certo, è tutto integrato" ti sta vendendo. Fine della guida.

Domande frequenti sul gestionale per ottica

Quanto costa un gestionale per ottica?

Dipende da quanto il fornitore te lo fa vedere, ed è metà del problema: quasi nessun gestionale verticale per ottica pubblica il prezzo. Dove un listino esiste, le forme sono due: un canone mensile per operatore (da poche decine a un centinaio di euro) oppure una licenza una tantum da qualche centinaio. Ma il canone è la parte facile: chiedi per iscritto migrazione, formazione, moduli e postazioni extra, e confronta i totali a tre anni.

Qual è il miglior software per ottici in Italia?

Non esiste una risposta onesta, e diffida di chi te la dà — noi compresi. In questo mercato i numeri di diffusione li dichiara il vendor, non una rilevazione indipendente: una classifica sarebbe una stima travestita da dato. Il "migliore" è quello che risponde bene alle otto domande per il tuo caso: se ordini lenti a Zeiss ogni giorno pesano le interfacce di filiera; se il tuo problema è il Sistema TS pesa la trasmissione.

Il gestionale trasmette da solo al Sistema TS?

Dipende, e la parola "integrato" non te lo dice. Sono due mestieri diversi: la trasmissione diretta (il gestionale parla col Sistema TS e ti riporta il numero di protocollo) e l'export di file (ti prepara l'XML, sul portale ci vai tu). Sui siti trovi entrambe le formulazioni, e alcune restano volutamente vaghe: «invio automatico e telematico» non dice se il protocollo torna indietro. Chiedi quale delle due ti stanno vendendo, e fattelo scrivere.

Esiste un gestionale per ottica gratis?

Qualche versione gratuita esiste, di solito limitata nel numero di registrazioni: per iniziare può bastare. Il punto da chiarire prima di partire è sempre lo stesso: chiedi come gestisce il Sistema TS, perché è proprio la funzione che le versioni gratuite tendono a non avere — e a non nominare.

I dati di refrazione sono dati sanitari?

Sì. Una refrazione, un'anamnesi, un referto allegato sono categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del GDPR — la stessa categoria dei dati di un ospedale. Un centro ottico è retail e presidio sanitario nello stesso metro quadro. Chiedi se i dati clinici sono cifrati a livello di campo o se è cifrato solo il disco: sono due protezioni diverse.

Serve un gestionale verticale o basta un generalista?

Dipende da due cose: la lente e la busta. Un generalista ragiona per SKU, ma una lente è una matrice (sfera × cilindro × asse × indice × trattamento) e le combinazioni sono decine di migliaia. E una busta lavoro ha molti più stati di "aperto" e "chiuso". Se il software non modella matrice e stati, li modelli tu — su un quaderno.